PRÉSENTATION
Fonctionnement

Article 1
OBJET DU RÈGLEMENT INTÉRIEUR

Le présent règlement a pour objet de définir, compléter ou préciser les modalités utiles au bon fonctionnement du COREVIH telles qu’elles figurent dans les textes réglementaires

Article 2
MISSIONS DU COREVIH

Conformément aux dispositions en vigueur, les principales missions du COREVIH sont de:
Favoriser les coordinations entre des professionnels du soin, de l’expertise clinique et thérapeutique, du dépistage, de la prévention et de l’éducation pour la santé, de la recherche clinique et épidémiologique, de l’action sociale et médico-sociale ainsi que des associations des malades et des usagers du système de santé.
Participer à l’amélioration continue de la qualité, de la sécurité et de la prise en charge des patients, à l’évaluation de la prise en charge et à l’harmonisation des pratiques. 
Procéder à l’analyse des données médico-épidémiologiques relatives aux patients infectés par le VIH, suivis dans les structures appartenant au COREVIH, ce qui implique un recueil exhaustif au moins quantitatif et qualitatif.
Elaborer le rapport d’activité.

Article 3
SIÈGE DU COREVIH

Le COREVIH Ile-de-France Est a son siège au Centre Hospitalier Universitaire de Saint Louis, entité faisant partie de l’Assistance Publique des Hôpitaux de Paris (AP-HP).

Article 4
TERRITOIRE DE RÉFÉRENCE

Le territoire de référence du Comité de coordination de lutte contre le virus de l’immunodéficience humaine de la région Ile-de-France Est est composé des arrondissements parisiens suivants : 2ème, 3ème, 9ème et 10ème ainsi que des territoires de santé des départements suivants : 77, 91, 93, 94-1, et 95-2.

Article 5
LE COMITE DU COREVIH

Composition et Fonctionnement
Le Comité de coordination est composé au maximum de trente membres. 
Peuvent être membres du comité de coordination : 

  • Des représentants des établissements de santé, sociaux ou médico-sociaux (collège 1),
  • Des représentants des professionnels de santé et de l’action sociale (collège 2),
  • Des représentants des malades et des usagers du système de santé (collège 3),
  • Des personnalités qualifiées (collège 4).

Le nombre de membres titulaires par collège a été fixé par l’arrêté préfectoral du 29/02/2012, soit pour le COREVIH Est Ile-de-France : 

  • Collège 1 : 10 membres
  • Collège 2 : 8 membres
  • Collège 3 : 6 membres
  • Collège 4 : 6 membres

A chaque membre titulaire correspond un premier et deuxième suppléant.
Au total, le COREVIH Est d’Ile-de-France comprend trente membres et soixante suppléants.
Sur proposition de l’Agence Régionale de Santé (ARS), le préfet de région fixe par arrêté la liste nominative des membres du COREVIH pour un mandat de quatre ans.
Le mandat des membres du Comité, ainsi que de leurs suppléants, prend fin à l’issue de cette période.
Tout membre titulaire qui cesse ses fonctions en cours de mandat est remplacé, pour la durée du mandat restant à accomplir, par un des membres suppléants dans l'ordre où ceux-ci ont été nommés.
Le Comité tient au moins trois réunions plénières par an auxquelles sont conviés les membres titulaires et suppléants. L’une de ces réunions se déroule en présence d’un ou plusieurs représentants des autorités de tutelle et notamment de l’ARS.
Les décisions sont validées par un vote majoritaire simple. 
Le vote s’effectue habituellement à main levée, mais peut, à la demande d’un membre, s’effectuer à bulletin secret.
Le quorum nécessaire pour le vote est de seize membres titulaires ou représentés par leurs suppléants. 
En cas d’égalité des votes, le Président a voix prépondérante.
Si le quorum n’est pas atteint, le vote est reporté à une prochaine réunion devant se tenir dans le mois suivant et pour laquelle aucun quorum ne sera exigé.
Pour s’assurer du bon fonctionnement de cette instance, les membres sont tenus de faire connaître leurs disponibilités et à veiller, le cas échéant, à se faire remplacer par leur suppléant.
Trois absences consécutives injustifiées entraîneront la démission du membre concerné.

Missions
Le Comité est un lieu de débat et d’exercice de la démocratie sanitaire. 
A ce titre, il procède à l’élection du Président, du Vice-président et des autres membres du Bureau.
Il discute des axes stratégiques à défendre sur le territoire pour améliorer la prise en charge des PVVIH et la lutte contre le VIH.
Il arrête le programme d’activité, en tenant compte des particularités locales, et est garant de sa réalisation.
Il vote le règlement intérieur. 
Il discute et approuve le budget et le rapport d’activité.

Article 6
LE BUREAU DU COREVIH

Le COREVIH est administré par un Bureau de neuf membres élus, dont un Président et un vice-Président

Composition et fonctionnement
Il comprend au moins un membre de chaque collège.
Chaque membre du Bureau est élu parmi les membres titulaires du Comité. Prennent part au vote à bulletin secret, les membres titulaires ou en leur absence leurs suppléants respectifs, lors d’une réunion du Comité réuni en séance plénière.
La durée du mandat est, comme pour le Comité, de quatre ans. En cas de cessation de mandat ou de démission d’un des membres du Bureau n’étant ni Président, ni vice-Président, le remplacement pourra s’effectuer par élection d’un nouveau membre de Bureau qui devra avoir lieu à la plus proche réunion du Comité de COREVIH, selon les modalités définies ci-dessus.
Seuls les membres élus participent aux réunions de Bureau.
Un représentant des TEC, désigné par ses paires, ou en son absence son suppléant est invité permanent aux réunions de Bureau.
Selon l’ordre du jour, sur invitation expresse du Président, des personnes extérieures peuvent être invitées à participer aux réunions de Bureau.
Les décisions sont prises de façon consensuelle et unanime. Cependant, en cas de désaccord, il est procédé à un vote en un tour majoritaire simple.
Le quorum est fixé à cinq personnes.
En cas d’égalité des votes, le Président a voix prépondérante.
Le vote s’effectue habituellement à main levée, mais peut, à la demande d’un membre, s’effectuer à bulletin secret. Si le quorum n’est pas atteint, le vote est reporté à la réunion suivante, devant se tenir dans le mois suivant et pour laquelle aucun quorum ne sera exigé.
Les invités, à titre permanent ou exceptionnel, ne peuvent prendre part aux votes et peuvent être amenés à quitter la réunion afin de respecter la confidentialité des débats. 
La date et l’ordre du jour des réunions de bureau sont arrêtés à la fin de chaque réunion de bureau. Toutefois, l’ordre du jour peut être modifié en début de séance.
Le bureau définit le rythme de ses réunions dont au moins dix réunions annuelles.
Tout membre absent à plus de quatre réunions consécutives injustifiées du Bureau sera considéré comme démissionnaire.

Président :
Le Président est garant du bon fonctionnement des instances. 
A ce titre, il établit l’ordre du jour des réunions du Comité et du Bureau.
Il convoque, avec l’aide technique du secrétariat du COREVIH, les membres du Bureau et du Comité au moins 15 jours avant la date fixée.
Il préside les réunions de Bureau et du Comité. 
Il représente le COREVIH et dispose d’un pouvoir de contreseing des actes administratifs et juridiques, avec le Directeur de l’hôpital siège détenteur de la personnalité morale.
En cas de cessation de mandat ou démission du Président, l’intérim est assuré par le vice-Président jusqu’à élection du nouveau Président qui devra avoir lieu au cours d’une réunion extraordinaire du COREVIH. Celle-ci devra se tenir dans les deux mois suivant la cessation de fonction du Président.
Vice-Président :
Il supplée le Président dans l’ensemble de ses fonctions, en cas d’indisponibilité de ce dernier.
En cas de cessation de mandat ou de démission, le Bureau choisit parmi ses membres celui qui assurera l’intérim jusqu’à élection du nouveau vice-Président qui devra se tenir dans les deux mois suivant la cessation de fonction.
Autres membres du Bureau :
En cas de cessation de mandat ou démission d’un membre du bureau, une nouvelle élection devra avoir lieu au cours de la plus proche réunion du Comité, convoquée par le Président.

Missions 
Le Bureau est une instance délibérative qui assure le suivi de la mise en œuvre des orientations stratégiques définies par le Comité et organise les modalités de collaboration entre les différents acteurs de la prise en charge des patients vivant avec le VIH.
Il est le principal interlocuteur des autorités de tutelles et de l’administration hospitalière.

Il suit les affaires courantes du COREVIH. 
Il arrête l’ordre du jour et organise les réunions plénières du Comité.
Il veille à la représentation du COREVIH dans les manifestations régionales et nationales.
Il s’assure du bon suivi des travaux des commissions, des diverses actions et projets du COREVIH. 
Il est garant de la réalisation du rapport annuel d’activité.

Article 7
COMMISSIONS DU COREVIH

Composition et fonctionnement
Les missions du COREVIH sont nombreuses et nécessitent la création et l’aide de commissions thématiques.
Les thèmes des commissions correspondent à ceux du programme d’action défini par le Bureau et entériné par le Comité du COREVIH.
Au début de chaque mandat quadriennal, le COREVIH constitue des commissions chargées de préparer des travaux. De nouvelles commissions pourront être créées en fonction des besoins qui pourraient surgir.
La composition des commissions doit faire intervenir des personnes ayant un lien direct ou indirect avec le thème de travail. Ces personnes sont des membres ou des acteurs du COREVIH et sont, dans la mesure du possible, représentatives du COREVIH.
Des représentants d’instances ou d’autres personnalités peuvent être invités à participer aux réunions des commissions, ainsi qu’à l’élaboration de projets, ou encore à répondre à des questions des membres.
Un responsable ou pilote de commission est nommé par le Bureau qui lui remet une feuille de route ou de cadrage ainsi qu’un calendrier de travail. 
Ce responsable est chargé d’arrêter la composition des membres de la commission. 
Il est chargé, avec l’aide technique du secrétariat et d’un TEC référent, d’organiser les débats, de mettre en œuvre les projets et d’en faire le suivi, en lien avec le Bureau. 
Il vient régulièrement faire état de l’avancée des travaux lors des réunions du Comité.
Le responsable de Commission est chargé de faire un bilan qualitatif et quantitatif afin de le faire figurer dans le rapport annuel d’activité.
La date et l’ordre du jour des réunions de commission sont déterminés par son responsable, en accord avec les membres de la commission. 
La convocation à une réunion, accompagnée de l’ordre du jour, doit parvenir aux membres dans un délai raisonnable avant la date fixée pour sa tenue. 
Afin de s’assurer du suivi des travaux, un compte rendu devra être adressé aux membres de la Commission après chaque réunion.

Missions
Elles ont pour mission d’élaborer des projets qui sont ensuite soumis pour adoption au Bureau et présentés au Comité. Elles élaborent leur projet de programme de travail conformément aux priorités données par le COREVIH et le soumettent au Bureau pour adoption.
Ce programme d’activité s’inspire de travaux : 

  • de référence et des programmes en cours, notamment le PNLS
  • du dernier rapport d’experts concernant la prise en charge médicale des personnes infectées par le VIH,
  • des travaux produits par les différentes institutions,
  • des données épidémiologiques et des différentes études concernant les territoires relevant du COREVIH Est Ile-de-France, telles que les données médico-épidémiologiques.

Article 8
MOYENS MIS A DISPOSITION

Personnels du COREVIH
Afin d’accomplir les missions imparties, le COREVIH Ile-de-France Est s’est vu attribuer des moyens humains et matériels, dont le Bureau veille à la bonne gestion et répartition.
Les moyens humains suivants sont spécialement dédiés au COREVIH : un coordinateur administratif, une secrétaire et des techniciens d’études cliniques.
Les personnels sont sous l’autorité hiérarchique du coordonnateur administratif et du Président. 
Le coordonnateur administratif assure la gestion des personnels.
Le COREVIH dispose également d’un budget de fonctionnement.

Communication
Compte tenu de l’étendue du COREVIH, des outils de communication permettant de faciliter cette communication ont été mis en place (site internet, bulletin d’information, dossier médical partagé…)

Communication interne :
Pour chaque réunion de Bureau et de Comité, un avis de réunion accompagné de l’ordre du jour est adressé par voie postale et/ou électronique au moins 15 jours avant la date de ladite réunion.
Chaque réunion du Bureau et du Comité fera l’objet d’un compte rendu établi par le secrétariat du COREVIH, compte rendu qui fera l’objet d’une approbation lors de la réunion suivante du Bureau et séance plénière du Comité. 
Ces comptes rendus sont ensuite adressés à l’ensemble des membres et disponibles sur le site Internet du COREVIH.
Communication externe :
Le Président ou, le cas échéant, le vice-Président, sont les interlocuteurs privilégiés des médias ou des divers administrations ou organismes.
Les comptes rendus, décisions, avis et rapports du COREVIH ont vocation à être rendus publics en étant en ligne sur le site Internet du COREVIH.
Le coordinateur administratif est responsable de la publication et de la gestion du contenu du site. 
Il représente également le COREVIH dans les démarches auprès des divers administrations et organismes.

Article 9
SUIVI DE L’ACTIVITÉ DU COREVIH

Un rapport annuel d’activité, rédigé suivant les indications de la circulaire n°DHOS/E2/DGS/2007/328 du 27 août 2007, rend compte des actions menées en fonction des priorités régionales et des bases épidémiologiques. 
Il est contresigné par le Président et le Directeur de l’hôpital Siège.
Il fait l’objet d’un vote du Comité et est adressé aux autorités de tutelle.

Article 10
MISE EN  APPLICATION ET MODIFICATION DU RÈGLEMENT INTÉRIEUR

AAprès la séance constitutive du COREVIH (décembre 2007), le Bureau a rédigé le règlement intérieur.
Au début de chaque mandat, une mise à jour de ce règlement est effectuée.
Il est ensuite discuté et approuvé par le Comité et entre en application dès son approbation sous réserve que les amendements votés par le Comité soient effectués.
Il peut être révisé à la demande du Bureau ou d’au moins un tiers des membres du Comité.

Approuvé à l’unanimité par le COREVIH lors de la séance plénière du 27 juin 2012.
Fait à Paris le 27 juin 2012,

Willy ROZENBAUM
Président du COREVIH

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Date de dernière mise à jour : 20 Juillet 2016